Welche Nachweise ihr bei Schwertransportbegleitung wirklich braucht

Die Genehmigung und ihre Auflagen

Grundlage jedes Einsatzes ist die Transportgenehmigung, meist über VEMAGS beantragt und erteilt. Sie enthält neben Streckenverlauf und Fahrzeugdaten die sogenannten V-Auflagen — Bedingungen, unter denen der Transport überhaupt stattfinden darf: zulässige Uhrzeiten, Geschwindigkeiten, erforderliche Begleitkategorie, Streckensperrungen. Diese Auflagen müssen während des gesamten Einsatzes eingehalten und im Streitfall belegbar sein.

Der Leistungsnachweis

Er bestätigt, dass die Begleitung tatsächlich in dem Umfang stattgefunden hat, der später abgerechnet wird: Einsatzzeiten, gefahrene Strecke, besondere Vorkommnisse, Unterschrift des Auftraggebers oder Fahrers vor Ort. Er ist zugleich die Grundlage für die Rechnung und im Streitfall der wichtigste Beleg dafür, dass eine Leistung erbracht wurde.

Fahrzeugpapiere und Fahrerqualifikation

Dazu gehören Fahrzeugschein, Ausrüstungsnachweise für die jeweilige Begleitkategorie (siehe dazu auch unseren Beitrag zu BF2, BF3 und BF4) sowie der gültige Berechtigungsausweis des Fahrpersonals. Läuft ein Ausweis ab, ohne dass es auffällt, ist der gesamte Einsatz formal angreifbar — unabhängig davon, wie gut er tatsächlich durchgeführt wurde.

Warum verstreute Nachweise das eigentliche Risiko sind

Das Problem ist selten, dass Nachweise komplett fehlen. Es ist, dass sie über verschiedene Ordner, E-Mail-Postfächer und Ablagen einzelner Mitarbeiter verteilt sind. Wird ein Auftraggeber Monate später konkret — etwa bei einer Rückfrage zu einem bestimmten Einsatztag —, wird aus einer eigentlich klaren Sachlage eine zeitaufwändige Suche.

In Vivid Data sind Genehmigung, Auflagen, Leistungsnachweis und Fahrzeug- beziehungsweise Fahrerdaten demselben Einsatz zugeordnet und über die Einsatznummer jederzeit auffindbar — auch Monate später, auch wenn die Person, die den Einsatz disponiert hat, gerade nicht verfügbar ist.